Conservation des documents administratifs

La conservation des divers documents administratifs se fait en fonction de leur durée de validité et du temps imparti pour une action en justice.

Voici les règles qui s’appliquent pour le tri et l’archivage des papiers.

A garder un an :

 Ordonnances
 Factures de téléphone
 Certificat de ramonage
 Taxe foncière et d’habitation (jusqu’à la fin de l’année d’imposition)

Attention : les chèques doivent être encaissés au plus tard un an et huit jours après leur émission.

A garder deux ans :

 Factures de gaz et d’électricité
 Factures d’eau (le délai passe à quatre ans si le prestataire est public)
 Attestations d’entretien annuel des chaudières
 Remboursements de maladie et maternité
 Avis de capital décès (deux ans à compter du décès)
 Documents liés aux prêts (deux ans après paiement de la dernière échéance)

A garder trois ans :

 Contraventions (trois ans à partir de la date de condamnation)
 Remboursements des cotisations d’allocations familiales

A garder quatre ans :

 Impôts sur le revenu et preuves du paiement des impôts

A garder cinq ans :

 Quittances de loyer
 Relevés de compte, virements, prélèvements, remises de chèques ou d’espèces, talons de chéquiers
 Documents utiles pour réclamer le paiement d’un salaire ou d’indemnités de licenciement

A garder dix ans (minimum) :

 Charges de copropriété et correspondance avec le Syndic
 Procès verbaux d’assemblées de copropriété

A garder à vie :

Santé :
 Carnet de vaccination
 Carte de groupe sanguin
 Carnet de santé d’un enfant
 Certificats et examens médicaux
 Radios

Famille :
 Livret de famille
 Actes d’état civil
 Contrat de mariage
 Jugement de divorce
 Documents liés à une adoption
 Acte de reconnaissance d’un enfant

Patrimoine :
 Documents liés aux biens apportés ou acquis lors du mariage
 Donations
 Legs
 Testament
 Succession

Travail :
 Diplômes
 Bulletins de salaire
 Contrats et certificats de travail
 Allocations chômage
 Remboursements, indemnités journalières et pièces médicales liées à un accident du travail
 Titres de paiement de la retraite

Cas particuliers :

 Contrat de location : à garder cinq ans après la fin du bail
 Etat des lieux, inventaire du mobilier, reçu de la caution : jusqu’au remboursement de ladite caution
 Titre de propriété d’un logement : jusqu’à la revente du bien
 Factures de prothèses : durant toute la durée de leur utilisation

Pour ce qui est des assurances :

Il faut conserver certains documents :
 Deux ans : quittances, avis d’échéances, preuves du règlement, correspondance
 Deux ans après la résiliation : contrats (assurance auto et habitation)
 Dix ans au delà de la durée du contrat : assurance vie, assurance décès
 A vie : documents composant un dossier relatif à un accident corporel

Pensez aussi :

 A conserver les justificatifs de l’existence de vos biens (photos, bons de garantie, rapports d’experts …) et la preuve de leur valeur (factures d’achat, de réparation …). Cela vous permettra de gagner un temps précieux en cas de cambriolage !

 A protéger vos documents contre le feu, l’eau, le vol. Vous pouvez en déposer un double soit chez un proche, soit dans un coffre-fort électronique ou auprès d’un service sécurisé de stockage de documents. Tous vos documents sont alors accessibles en ligne et gardent toute leur valeur juridique.

Votre Assistant Privé, c’est aussi pour les pro !

Pour consulter toutes nos fiche pratiques, c’est par ICI !